Algemene Voorwaarden
ADVOPOLIS
1. ALGEMEEN
Onze advocaten werken samen onder de benaming ADVOPOLIS. Dit behelst een groepering van advocaten die allen zijn aangesloten bij de Balie Provincie Antwerpen onder hun beroepstitel. Zij verstrekken hun diensten onder deze gemeenschappelijke algemene voorwaarden die deel uitmaken van een contractuele relatie tussen cliënt en zijn advocaat. Afwijkingen ervan dienen afzonderlijk en schriftelijk te worden vastgelegd – indien noodzakelijk.
2. GELEVERDE DIENSTEN
De cliënt kan op een advocaat beroep doen voor volgende diensten:
Juridisch advies, bijstand en vertegenwoordiging in buitengerechtelijke betwistingen evenals gerechtelijke procedures, onderhandelingen, bemiddeling en conflictbegeleiding m.b.t. de materies behandeld door ADVOPOLIS.
3. OVEREENKOMST
Cliënt en advocaat specifiëren de aard en omvang van de diensten of opdrachten desgevallend in een separate overeenkomst. Die bepaalt op welke advocaat binnen het kantoor tegenover de cliënt verantwoordelijk is voor behandeling van zijn dossier.
4. INTERNE TAAKVERDELING
De verantwoordelijke advocaat kan en mag binnen het kantoor voor de uitvoering van zijn opdracht beroep doen of en zich laten vervangen door kantoorgenoten, zonder voorafgaandelijke goedkeuring van cliënt. Hij zal echter zoveel mogelijk rekening houden met de wensen van de cliënt en met de voorkeurmateries van de kantoorgenoten.
5. BEROEP OP DERDEN
De verantwoordelijke advocaat kan zonder voorafgaand akkoord van de cliënt vrij bepalen om voor de uitvoering van zijn opdracht beroep te doen op andere advocaten die geen deel uitmaken van het kantoor, op gerechtsdeurwaarders en vertalers. Andere derden zoals notarissen, deskundigen of accountants, kunnen pas tussenkomen in overleg met de cliënt. De cliënt wordt in al deze gevallen geacht rechtstreeks met de derden te hebben gecontacteerd, en zal hun tussenkomsten rechtstreeks aan die derden vergoeden of aan de advocaat terugbetalen indien die de kosten heeft voorgeschoten.
6. INFORMATIEPLICHT
De advocaten informeren de cliënt nauwkeurig over de uitvoering van de opdracht en het verloop van het dossier. De advocaat geeft de cliënt toegang tot de belangrijkste correspondentie en/of procedurestukken. De cliënt verbindt zich ertoe tijdens de volledige duurtijd van de opdracht zowel op eigen initiatief als op verzoek van de advocaat de nodige of nuttige informatie, gegevens en documenten over te maken. De cliënt staat in voor de juistheid, volledigheid en betrouwbaarheid van die info en haar inhoud. De cliënt is verplicht zijn volledige identiteit of die van zijn onderneming en haar uiteindelijke begunstigden te staven – tevens schriftelijk. De cliënt zal de advocaat onverwijld in kennis stellen van alle voor het dossier belangrijke kennisgevingen, betekeningen, mededelingen, procedurehandelingen (niet limitatief) die verband kunnen hebben met een termijn, een bewijs, een procedurevoorschrift of desgevallend wijzigingen van adressen dan wel contacten.
7. COMMUNICATIE
De cliënt zal de communicaties voor hem uitgaande van de advocaat ontvangen op het door hem opgegeven e-mail adres of op zijn/haar postadres. De cliënt zal steeds spontaan de wijzigingen van zijn adressen doorgeven aan de advocaat, en is daarvoor ook uitsluitend verantwoordelijk. De advocaten zijn niet aansprakelijk voor last of schade ingevolge het al dan niet ontvangen en al of niet gebruiken van elektronische communicaties. De communicaties en de relatie tussen advocaat en cliënt hebben een vertrouwelijk karakter. De cliënt verbindt er zich toe dat confidentieel karakter te bewaren en de communicatie met de advocaat niet aan derden ter kennis te brengen.
8. BEROEPSGEHEIM EN PERSOONLIJKE GEGEVENS
De advocaten en hun personeelsleden zijn gebonden door het beroepsgeheim zodat de informatie die de cliënt toevertrouwt vertrouwelijk is en niet wordt openbaar gemaakt, tenzij zulks noodzakelijk is voor zijn belangenbehartiging of indien het door de overheid wordt opgelegd. Met betrekking tot de persoonsgegevens die de cliënt aan de advocaat verstrekt, is een specifieke regeling geldig (GDPR).
9. DERDENGELDEN
De advocaat ontvangt de bedragen bestemd voor de cliënt of voor derden op een afzonderlijke derdenrekening en rekent deze met hem af. Hij verwittigt de cliënt van ontvangst van de bedragen en brengt hem ook op de hoogte van de bestemming ervan. De advocaat mag op de voor de cliënt bestemde bedragen sommen inhouden tot dekking van openstaande voorschotten of ereloonstaten, en informeert de cliënt hierover. Dit imputatierecht doet geen afbreuk aan het recht van de cliënt tot betwisting. Bedragen waarop niet meteen een bestemming kan worden gegeven, worden door de advocaat desgevallend op een separate rubriekrekening geplaatst.
10. BEROEPSAANSPRAKELIJKHEID EN VERZEKERING
De advocaat levert inspanningen om het door de cliënt beoogde resultaat te behalen, maar kan dit resultaat niet waarborgen. Het betreft een middelenverbintenis. Bij toerekenbare tekortkoming of beroepsfouten kan de cliënt de advocaat aanspreken, maar die kan niet aansprakelijk worden gesteld voor de keuze van ingeschakelde derden, noch voor de door die derde begane fouten of nalatigheden, zelfs niet indien die derden door hem zouden zijn betaald. De advocaten zijn verzekerd voor hun beroepsaansprakelijkheid tot het grensbedrag bepaald in de polis. Het attest van de verzekering is op eenvoudig verzoek ter beschikking. Ieder beroep op die verzekering moet geschieden binnen het jaar na kennisname van de feiten waarop de aanspraak steunt of nadat zij had moeten bekend zijn.
Is voor de behandeling van het dossier een bijzondere of hogere verzekering wenselijk mits het betalen van een bijkomende premie, dan informeert de advocaat de cliënt desbetreffend. Wil de cliënt dan geen bijkomende verzekering, dan aanvaardt hij dat de vergoeding van de schade wordt beperkt tot het grensbedrag. Als de cliënt zelf een bijkomende verzekering noodzakelijk acht, kan hij daartoe ook op eigen initiatief een extra verzekeringspolis afsluiten.
11. BEËINDIGING VAN DE OVEREENKOMST
De cliënt kan steeds de opdracht van de advocaat beëindigen of onderbreken door schriftelijke mededeling. De advocaat maakt in dat geval een eindafrekening tot aan de finalisatie van de opdracht over aan de cliënt. De advocaat kan geen schadevergoeding wegens beëindiging van de opdracht vragen, tenzij in geval het voortijdig beëindigen van een abonnement. De advocaat maakt aan de cliënt of aan de aangeduide opvolger dan de dossierstukken over. Ook de advocaat kan steeds de opdracht beëindigen door de cliënt daarvan schriftelijk te verwittigen.
12. VERGOEDING VAN DE ADVOCAAT – ALGEMEEN
De advocaten vragen een geldelijke vergoeding die bestaat enerzijds uit een vergoeding voor het leveren van hun eigenlijke prestaties zelf, anderzijds uit vergoeding voor de algemene kosten en van de specifieke uitgaven. Het advocatenkantoor gebruikt zeven berekeningswijzen voor het aanrekenen van het ereloon, nl. (1) een forfaitaire vergoeding voor prestaties per uur, te verhogen met de kosten en uitgaven; (2) een forfaitaire vergoeding voor prestaties per uur inbegrepen de kosten; (3) een vergoeding voor prestaties naargelang de waarde van de zaak, t.t.z. een percentage op de in geld bepaalbare waarde van de zaak; (4) een vergoeding voor de prestaties naargelang de waarde van de zaak met als minimum een forfaitaire vergoeding voor prestaties per uur; (5) een forfaitair overeengekomen vast bedrag; (6) een abonnement; (7) een succes fee, nl. een af te spreken procentuele of globale verhoging van het uurtarief of percentagetarief in geval van gunstige afloop van de zaak. De vergoeding van de advocaat wordt aangerekend in afrekeningen en facturen. Indien niet anders en schriftelijk overeengekomen, wordt automatisch het uurtarief voor de vergoeding der prestaties, verhoogd met de administratiekosten (formule 1) toegepast. Alle vergoedingen voor prestaties en algemene kosten worden verhoogd met de verschuldigde BTW.
13. VERGOEDING VAN DE PRESTATIES OF ERELOON AAN UURTARIEF
De advocaat houdt de gepresteerde uren en de aard van de prestaties waarheidsgetrouw bij per dossier door registratie van die prestaties op timesheets dan wel overzichten. Die uurprestatie-overzichten zijn bewijskrachtig en voor de cliënt bindend. Aanrekenbaar zijn alle uren die door de advocaat als gepresteerd worden geregistreerd voor een bepaald dossier of zaak. Op basis van die overzichten maakt de advocaat zijn ereloon t.a.v. de cliënt. Tenzij anders overeengekomen wordt het ereloon voor de aanwijsbare uren volgens timesheet (algemene kosten waaronder administratie en specifieke uitgaven niet inbegrepen) aangerekend aan een tarief van € 200 per uur. Voor verplaatsingen en wachttijden bedraagt het ereloon € 75 per uur. Deze uur-forfaits kunnen jaarlijks door de advocaten worden geactualiseerd. Afrekeningen van het uurtarief kunnen worden overeengekomen in opwaartse zin wegens de financiële draagkracht van cliënt, de spoedeisendheid of het belang van de zaak, wegens de moeilijkheidsgraad, op grond van een gunstig resultaat dan wel de ruime ervaring van de behandelende advocaat. Ook zijn bijzondere kennis dan wel specialisatie in de materie kan leiden tot een verhoging van het uurtarief. Die worden dan schriftelijk door partijen vastgelegd. Alle bedragen van het uurtarief worden verhoogd met de verschuldigde BTW ten belope van 21%.
14. VERGOEDING VAN DE PRESTATIES BIJ PERCENTAGE OP DE WAARDE VAN DE ZAAK
Voor in geld waardeerbare zaken kunnen cliënt en advocaat de voorkeur geven aan bepaling van het ereloon gebaseerd op een percentage van de waarde van het geschil dan wel het dossier. Die waarde is gelijk aan het totaal bruto bedrag van de hoofdsom vermeerderd met de interesten van elke vordering. Zowel hoofdeis, tegeneis, tussenkomst in het dossier, onverschillig of cliënt eiser, verweerder of tussenkomende partij is. De waarde van het dossier wordt bepaald cumulatief op de verschillende vorderingen. Het ereloon wordt vastgesteld per aanleg en per schijf van de waarde van de zaak volgens hierna vermelde basisschaal:
Waarde van 0 tot 10.000 euro: ereloon 15%
Waarde van 10.000 tot 100.000 euro: ereloon 10%
Waarde van 100.000 tot 500.000 euro: ereloon 8%
Waarde van 500.000 tot 1 miljoen euro: ereloon 6%
Waarde meer dan 1 miljoen euro: ereloon 4%.
Is na aanmaning of summiere onderhandeling reeds een volledig gunstig resultaat bekomen voorafgaand aan een begonnen gerechtelijke procedure, dan wordt het basistarief herleid tot 50%.Heeft de advocaat het dossier zowel in eerste aanleg als in hoger beroep behandeld, dan bedraagt het ereloon voor het hoger beroep additioneel 50% van de basisschaal. Bij beëindiging van het mandaat tijdens de procedure wordt het ereloon bepaald op basis van de reeds geleverde prestaties.Willen partijen van deze regelingen afwijken, dan dienen zij dit schriftelijk voorafgaand vast te leggen.
15. ALGEMENE KOSTEN EN SPECIFIEKE UITGAVEN EN KOSTEN
Bovenop en separaat van de vergoeding voor de eigenlijke prestaties of erelonen betaalt de cliënt bovendien de algemene kosten en de uitgaven van de advocaat en zijn kantoor gemaakt voor zijn rekening:
a. algemene administratiekosten: dit behelst vaste kosten zonder specifieke betrekking op een bepaald dossier, maar noodzakelijk voor de algemene werking van kantoor ADVOPOLIS, de uitoefening van het beroep en de administratie zoals beroepslokalen, lasten verbonden aan het onroerend goed, aansluitingen IT, nutsvoorzieningen, verwarming, lonen personeel, verzekeringen, computers en documentatie, congressen en seminaries alsook studiedagen, beroepsbijdragen, boekhoudingskosten, representatie en verzekering beroepsaansprakelijkheid alsook opleiding – niet limitatief;
b. variabele administratiekosten: dit zijn administratie- en secretariaatskosten aanwijsbaar betrekking hebbend op een individueel dossier dan wel een bepaalde zaak, zoals telefoon, port, drukwerk, fardes en briefpapier, fotokopieën en e-mails;
c. specifieke uitgaven waaronder gerechtskosten: dit zijn individualiseerbare uitgaven nodig voor een dossier zoals gerechtskosten in de pure zin, waaronder griffierechten, kosten gerechtsdeurwaarder, verplaatsingen aan € 1 per kilometer, vertaalkosten, raadplegingen databank en bibliotheekkosten, kosten voor expedities en rolzettingen, registratierechten, expertisekosten en erelonen van derden.
De algemene en de variabele administratiekosten worden forfaitair aangerekend per dossiereenheid bovenop de vergoeding voor de prestaties of erelonen. Onder dossiereenheden wordt verstaan iedere behandeling door de advocaat, zijn secretariaat of medewerkers, die schriftelijk of elektronisch in een bepaald dossier worden geregistreerd. Het aantal dossiereenheden wordt vastgesteld door telling van het aantal geregistreerde pagina’s zowel voor brieven, conclusies, nota’s, overschrijvingen, teksten in de brede zin, en zulks forfaitair aan € 12 per dossiereenheid, exclusief BTW.
De specifieke uitgaven en gerechtskosten worden in de afrekeningen aan de cliënt afzonderlijk benoemd en verantwoord naar bedrag en oorzaak. Specifieke uitgaven aan derden en gerechtskosten worden doorgerekend aan kostprijs t.a.v. de cliënt.
16. AANREKENING VAN VERGOEDING EN KOSTEN
De advocaat rechtvaardigt en factureert alle erelonen en kosten aan de hand van een globale afrekening. De BTW wordt afzonderlijk erop aangerekend aan het wettelijk tarief ten belope van 21%.Tijdens behandeling of desgevallend voorafgaand aan aanvang van het dossier dan wel periodiek, kan de advocaat provisies opvorderen dan wel gedeeltelijke afrekeningen in rekening brengen. Alle provisies en facturen zijn betaalbaar binnen de 15 dagen na datum, tenzij anders overeengekomen. Klachten dan wel protest op rekeningen dienen te geschieden binnen dezelfde termijn en zijn enkel geldig mits aangetekende correspondentie. Bij niet-betaling tegen de vervaldatum, na aanmaning tot betaling, en bij gebreke aan terecht bevonden protest, loopt van rechtswege en zonder verdere ingebrekestelling vanaf de aanmaning op het openstaande bedrag zowel provisie als saldo, een nalatigheidsinterest gelijk aan de wettelijke interestvoet. Bij gerechtelijke invordering is een schadevergoeding verschuldigd door de cliënt van 10% op de nog verschuldigde sommen. Alle provisies en facturen zijn betaalbaar ten kantore te Antwerpen, en de rechtbanken van Antwerpen zijn bevoegd bij uitsluiting van alle andere. In rekening gebrachte provisies en erelonen alsook kosten kunnen en mogen door de advocaat worden ingehouden op de tegoeden die hij voor rekening van de cliënt heeft ontvangen mits die laatste hiervan op de hoogte te brengen van de imputatie. Bij niet-betaling mag de advocaat zijn prestaties opschorten mits de cliënt daarvan op de hoogte te brengen. De erelonen en kosten van derden, zoals gerechtsdeurwaarders, deskundigen, notarissen, worden normalerwijze rechtstreeks door die derden aan de cliënt gefactureerd, en evenzeer geldt dan betalingsverplichting van de cliënt binnen dezelfde termijn van 15 dagen.
17. RECHTSBIJSTANDSVERZEKERING
De cliënt moet, wanneer hij een opdracht toevertrouwt, desgevallend samen met de advocaat, verifiëren of hij beroep zal kunnen doen op een rechtsbijstandsverzekering. Hij dient zelf vooraf en tijdig aangifte te doen van zijn schadegeval of dossier. Kan de cliënt voor zijn dossier beroep doen op rechtsbijstand, dan belet dit de advocaat niet de erelonen en de onkosten aan de cliënt in rekening te stellen, en zal die cliënt zelf in principe zijn aanspraken laten gelden bij de verzekeraar, tenzij de advocaat uitdrukkelijk heeft ingestemd met een andere regeling. De cliënt blijft alleszins gehouden tot de totaliteit van de erelonen en onkosten, ook tot die gedeelten die desgevallend niet door de rechtsbijstandsverzekeraar zouden worden ten laste genomen of gedekt.
18. JURIDISCHE TWEEDELIJNSBIJSTAND
Indien de cliënt daarvoor meent in aanmerking te komen, zal hij daartoe zelf de nodige stappen zetten. ADVOPOLIS werkt echter niet onder dat systeem, noch onder het zogenaamd ProDeo systeem.
19. BEMIDDELING / VERZOENING / MINNELIJKE OPLOSSING
De advocaten informeren de cliënt over de mogelijkheden tot bemiddeling / verzoening en over de mogelijkheid tot minnelijke oplossing van geschillen. Indien een minnelijke oplossing tot de mogelijkheden behoort, zal de advocaat desgevallend cliënt daarover informeren en zulks mee trachten te bevorderen.
20. RECHTSPLEGINGSVERGOEDING
Het voeren van een gerechtelijke procedure kan voor de in het ongelijk gestelde partij leiden tot een veroordeling tot betaling van rechtsplegingsvergoedingen. De rechtsplegingsvergoedingen maken deel uit van de gerechtskosten en zijn geënt op tariferingen. Op verzoek stelt de advocaat zulk actueel rooster ter beschikking. De door de advocaat voor de cliënt gerecupereerde rechtsplegingsvergoeding kan als betaling worden aangerekend op de door de cliënt aan het kantoor verschuldigde sommen.
21. WITWAS
Advocaten moeten op grond van de Europese Anti-Witwasrichtlijn en de Belgische wetgeving ter zake klantenonderzoek verrichten, eveneens waakzaam zijn en melding doen in geval van transacties of vermoedens van witwas of financiering van terrorisme. Advocaten zijn verplicht sommige gegevens te bewaren en moeten op eerste verzoek medewerking verlenen. Ook verplicht de antiwitwaswetgeving de advocaat in bepaalde gevallen melding te maken aan de stafhouder van de Balie Provincie Antwerpen. Die zal vervolgens doorgeleiden aan de Cel voor Financiële Informatieverwerking – indien daartoe wettelijke meldingsplicht bestaat. Het is de advocaat en zijn stafhouder verboden om de cliënt in te lichten als zij informatie hebben medegedeeld of als zulks onderzoek aan de gang is. De bijkomende kosten en honoraria die ontstaan voor de advocaat ingevolge het nakomen van die wettelijke verplichtingen, kunnen in rekening worden gebracht aan de cliënt.
22. ARCHIVERING
De advocaat bewaart en archiveert na beëindiging het dossier voor een periode van vijf jaar. Originele documenten worden bij het einde van de opdracht – op vraag van de cliënt – aan hem terugbezorgd en dienen dan door de cliënt zelf gearchiveerd of bewaard te worden. Bij het einde van de archiveringsperiode worden de bewaarde dossiers vernietigd zonder verdere verwittiging dan wel aanspraken mogelijk zijn.
23. REGISTRATIERECHTEN EN GRIFFIERECHTEN
De cliënt dient er rekening mee te houden dat de veroordeling tot betaling van een bedrag door een gerechtelijke beslissing ook tot betaling van registratierechten en griffierechten kan leiden. Normalerwijze worden die rechten na afloop van de zaak door de fiscus bij de veroordeelde partij rechtstreeks geïnd. Deze zijn niet verhaalbaar t.a.v. de advocaat, en evenmin imputeerbaar op zijn staat van kosten en erelonen.
24. KLACHTEN EN INFORMATIE
Voor klachten over de verrichte diensten en hun vergoeding kan de cliënt zich steeds wenden tot de aan ADVOPOLIS verbonden advocaat op zijn kantooradres vermeld op het briefpapier.
Klachten over schending van de beroepsregels kunnen ook worden ingediend bij de bevoegde stafhouder van de Balie Provincie Antwerpen – Bolivarplaats 20/15 te 2000 Antwerpen.
Geschillen over erelonen kunnen ook minnelijk worden opgelost via de aanvraag van een zogenaamd taxatie-advies aan hogergenoemde stafhouder. Zulk advies is niet bindend en kan ook door de rechtbank worden gevraagd in het raam van een gerechtelijke ereloonbetwisting.
25. REGLEMENTEN
De advocaat is onderworpen aan de reglementen van de Orde van Vlaamse Balies en die van de Balie Provincie Antwerpen. De beroepsregels van de leden van ADVOPOLIS en de gedragscodes die op hen van toepassing zijn, kunnen worden geraadpleegd op de bevoegde websites www.balieantwerpen.be en www.advocaat.be of aldaar aangevraagd.
26. TOEPASSELIJK RECHT EN BETWISTINGEN
Steeds is het Belgisch recht van toepassing op de rechtsverhouding tussen de cliënt en de advocaat. De Nederlandstalige tekst van deze voorwaarden heeft steeds voorrang bij elke anderstalige betwisting. Kunnen cliënt en zijn advocaat hun geschil niet in der minne oplossen, dan vragen zij voorafgaand aan enige procedure (tenzij in geval van onbetaalde facturen voor erelonen en kosten) bij voorkeur de zaak te doen oproepen voor een minnelijke schikking bij een daartoe bevoegde instantie van de Balie Provincie Antwerpen. In geval van dagvaarding voor de rechtbank zijn de rechtbanken van Antwerpen bevoegd. De advocaat mag evenwel er de voorkeur aan geven om de zaak voor de rechter van de woonplaats dan wel de zetel van cliënt te brengen.